W gastronomii tempo działania decyduje o wszystkim – od rezerwacji stolika, przez przyjęcie zamówienia, po jego realizację i rozliczenie. Problem w tym, że im więcej gości i zamówień, tym łatwiej o sytuację, w której obsługa gubi się w telefonach o rezerwacje, kuchnia nie wie o nowym zamówieniu na czas, a menedżer na koniec dnia ręcznie zestawia sprzedaż z kilku źródeł.
Rezerwacja, zamówienie, płatność, dostawa, dostępność dania w menu, raport dnia – to procesy, które przebiegają według tego samego, przewidywalnego schematu przy każdym gościu i każdym zamówieniu. Dlatego właśnie tak dobrze poddają się automatyzacji, odciążając zarówno salę, jak i kuchnię.
Rezerwacje stolików – potwierdzenie u gościa bez telefonu do lokalu
Rezerwacja stolika dokonana online nie musi czekać, aż ktoś ręcznie wpisze ją do grafiku i oddzwoni z potwierdzeniem. Termin może zapisywać się automatycznie w kalendarzu, a gość – od razu otrzymać SMS lub e-mail z potwierdzeniem rezerwacji, bez angażowania obsługi w ręczne potwierdzanie każdej rezerwacji z osobna.
👉 Chcesz, żeby rezerwacje potwierdzały się automatycznie, bez telefonu do lokalu? Sprawdź, jak to wdrożyć
Zamówienia online – kuchnia wie o zamówieniu, zanim gość zdąży zapytać
Zamówienie złożone online nie powinno czekać, aż ktoś ręcznie przekaże je do kuchni. Dane zamówienia mogą trafiać automatycznie do arkusza, kuchnia – od razu otrzymywać powiadomienie na czacie, a klient – bieżący status realizacji swojego zamówienia. Efekt to szybsza realizacja i mniej pytań „gdzie jest moje zamówienie”.
👉 Chcesz, żeby kuchnia dostawała zamówienia od razu, bez ręcznego przekazywania? Zobacz, jak to działa
Płatności i paragony/faktury – dokument gotowy zaraz po opłaceniu
Wystawienie paragonu czy faktury po każdej płatności to zadanie, które przy większym ruchu potrafi się kumulować i generować opóźnienia. Po opłaceniu zamówienia system może automatycznie wysłać paragon lub fakturę i zarchiwizować dokument w chmurze – bez ręcznego przygotowywania go dla każdego zamówienia z osobna.
👉 Chcesz, żeby paragon lub faktura wysyłały się automatycznie po każdej płatności? Umów rozmowę o wdrożeniu
Dostawy i odbiory – klient wie dokładnie, kiedy i jak odebrać zamówienie
Klient czekający na dostawę lub planujący odbiór osobisty chce mieć pewność co do godziny i sposobu odbioru. W dniu dostawy lub odbioru może automatycznie otrzymać przypomnienie z godziną i instrukcją – bez ręcznego dzwonienia lub pisania do każdego klienta osobno w dniu realizacji zamówienia.
👉 Chcesz, żeby klienci automatycznie dostawali przypomnienie o godzinie dostawy lub odbioru? Sprawdź, jak to ustawić
Menu i dostępność – gość nie zamawia dania, którego już nie ma
Nic tak nie irytuje gościa, jak zamówienie dania, które właśnie się skończyło. Po wyczerpaniu produktu status danej pozycji w menu może aktualizować się automatycznie zarówno na stronie internetowej, jak i w systemie zamówień – bez ręcznego pilnowania dostępności każdego dania na kilku kanałach jednocześnie.
👉 Chcesz, żeby dostępność dań w menu aktualizowała się automatycznie wszędzie naraz? Zobacz, jak to zautomatyzować
Raport dnia – menedżer ma dane na koniec zmiany bez ręcznego zestawiania
Na koniec dnia menedżer nie musi ręcznie zliczać sprzedaży, średnich czasów realizacji i obłożenia lokalu z kilku różnych systemów. Taki raport może generować się automatycznie i trafiać bezpośrednio do menedżera – gotowy do analizy tuż po zamknięciu lokalu, bez dodatkowej pracy zespołu.
👉 Chcesz mieć raport dnia gotowy bez ręcznego zestawiania sprzedaży? Sprawdź, jak to wdrożyć
Co to oznacza dla Twojej restauracji, baru lub firmy cateringowej?
Wspólnym mianownikiem powyższych procesów jest to, że każdy z nich uruchamia się w odpowiedzi na konkretne zdarzenie – dokonana rezerwacja, złożone zamówienie, zaksięgowana płatność, zaplanowana dostawa, wyczerpany produkt, koniec dnia. System reaguje na te zdarzenia automatycznie, bez angażowania obsługi czy kuchni do czynności, które i tak zawsze przebiegają tak samo, niezależnie od liczby gości. Tego typu automatyzacje da się sprawnie zaprojektować i wdrożyć, opierając się na narzędziach, z których lokal już korzysta – system rezerwacji, system zamówień, pocztę, SMS i arkusze.
W praktyce oznacza to dla restauracji, baru czy firmy cateringowej:
- sprawną obsługę rezerwacji bez angażowania personelu w telefoniczne potwierdzenia,
- szybszą realizację zamówień dzięki natychmiastowej informacji dla kuchni,
- terminowe wystawianie paragonów i faktur bez ręcznego przygotowywania dokumentów,
- mniej pomyłek związanych z zamawianiem niedostępnych dań,
- bieżący raport sprzedaży i obłożenia gotowy zaraz po zamknięciu lokalu.
Podsumowanie
W gastronomii i cateringu tempo obsługi bezpośrednio przekłada się na liczbę zadowolonych gości i wielkość sprzedaży. Automatyzacja procesów wokół rezerwacji, zamówień, płatności i dostępności dań pozwala zespołowi sali i kuchni skupić się na jakości obsługi i przygotowania potraw, zamiast na administracji towarzyszącej każdemu zamówieniu.
Masz konkretny cel do zrealizowania?
Większość naszych projektów powstaje na indywidualne zamówienie, dopasowane do bieżących potrzeb klienta. Nie musisz wiedzieć, jak nazywa się rozwiązanie, którego potrzebujesz – wystarczy, że powiesz nam, co chcesz osiągnąć albo z jakim problemem się mierzysz. My przeanalizujemy Twoją sytuację i przedstawimy konkretne propozycje działania, wraz z wyliczeniem realnego zwrotu z inwestycji.
