Organizacja eventu czy konferencji to praca pod presją terminu – od momentu otwarcia rejestracji do ostatniego maila po wydarzeniu wszystko musi zadziałać bez zgrzytów, niezależnie od tego, czy uczestników jest pięćdziesięciu, czy pięć tysięcy. Problem w tym, że przy większej skali wydarzenia ręczna obsługa rejestracji, płatności, przypomnień czy raportowania szybko przestaje się skalować – i to właśnie wtedy najłatwiej o pomyłkę, opóźnienie albo zapomnianego sponsora.
Rejestracja, płatność, przypomnienie, obecność na miejscu, ankieta po evencie, raport dla sponsora – to procesy, które przebiegają według dokładnie tego samego schematu dla każdego uczestnika. Dlatego właśnie tak dobrze poddają się automatyzacji, pozwalając zespołowi organizacyjnemu skupić się na samym wydarzeniu, a nie na obsłudze administracyjnej wokół niego.
Rejestracja uczestników – bilet w skrzynce zaraz po zapisie
Zapisanie się na wydarzenie przez formularz nie musi kończyć się ciszą do momentu, aż ktoś ręcznie prześle bilet. Dane uczestnika mogą trafiać automatycznie do arkusza, a on sam – od razu otrzymać bilet w formacie PDF na e-mail. Uczestnik ma potwierdzenie udziału w rękach w kilka sekund, a zespół nie musi ręcznie generować i wysyłać biletów każdej osobie z osobna.
👉 Chcesz, żeby bilet trafiał do uczestnika automatycznie zaraz po rejestracji? Sprawdź, jak to wdrożyć
Płatności – status i faktura aktualizują się bez ręcznego sprawdzania wpłat
Ręczne sprawdzanie, kto zapłacił za udział, i ręczne wystawianie faktur to zadanie, które przy większej liczbie uczestników potrafi zająć całe dni pracy zespołu. Po dokonaniu płatności system może automatycznie zmienić status uczestnika na „opłacony” i wygenerować fakturę – bez konieczności zestawiania listy wpłat z listą zarejestrowanych osób.
👉 Chcesz, żeby status płatności i faktura aktualizowały się same? Zobacz, jak to działa
Powiadomienia – uczestnik przypomniany, zanim zdąży zapomnieć o wydarzeniu
Frekwencja na evencie często zależy od tego, czy uczestnik pamięta o terminie i wie, dokąd ma dotrzeć. Na tydzień i dzień przed wydarzeniem uczestnik może automatycznie otrzymać przypomnienie z programem i adresem – bez ręcznego wysyłania tych samych wiadomości do wszystkich zarejestrowanych osób.
👉 Chcesz, żeby uczestnicy dostawali przypomnienie z programem i adresem bez ręcznej wysyłki? Umów rozmowę o wdrożeniu
Obsługa na miejscu – lista obecności aktualizuje się sama przy wejściu
Ręczne odhaczanie obecności na liście papierowej to wąskie gardło przy wejściu na event, zwłaszcza gdy uczestnicy przychodzą falami. Po zeskanowaniu biletu uczestnik może automatycznie oznaczyć się jako „obecny” na liście w arkuszu – bez kolejki przy stoliku rejestracyjnym i bez ręcznego wyszukiwania nazwiska na papierowej liście.
👉 Chcesz, żeby lista obecności aktualizowała się sama przy skanowaniu biletów? Sprawdź, jak to ustawić
Ankiety poeventowe – opinia uczestników zebrana bez ręcznego wysyłania
Ocena wydarzenia przez uczestników to cenna informacja zwrotna, którą łatwo pominąć w chaosie tuż po zakończeniu eventu. Po wydarzeniu uczestnicy mogą automatycznie otrzymać ankietę oceniającą, a wyniki – zbierać się w arkuszu i raportować bezpośrednio organizatorom, bez ręcznego wysyłania ankiet i zliczania odpowiedzi.
👉 Chcesz zbierać opinie uczestników po evencie bez ręcznej wysyłki ankiet? Zobacz, jak to zautomatyzować
Raport sponsorów – liczby i zasięg gotowe bez ręcznego zestawiania danych
Sponsorzy oczekują konkretnych danych o efektach swojego zaangażowania – liczbie uczestników, zasięgu, interakcjach. Raporty te mogą być generowane automatycznie i wysyłane bezpośrednio do sponsorów, bez ręcznego zestawiania danych z kilku źródeł i przygotowywania prezentacji dla każdego partnera z osobna.
👉 Chcesz, żeby sponsorzy dostawali gotowy raport z eventu bez ręcznego przygotowywania go? Sprawdź, jak to wdrożyć
Co to oznacza dla Twojej firmy eventowej lub organizatora konferencji?
Wspólnym mianownikiem powyższych procesów jest to, że każdy z nich uruchamia się w odpowiedzi na konkretne zdarzenie – rejestracja, płatność, zbliżający się termin, skanowanie biletu, zakończenie wydarzenia. System reaguje na te zdarzenia automatycznie, bez angażowania zespołu do czynności, które i tak zawsze przebiegają tak samo, niezależnie od skali wydarzenia. Tego typu automatyzacje da się sprawnie zaprojektować i wdrożyć, opierając się na narzędziach, z których organizator już korzysta – formularze rejestracyjne, pocztę, arkusze i system fakturowania.
W praktyce oznacza to dla organizatora eventów i konferencji:
- sprawną rejestrację i obsługę uczestników niezależnie od skali wydarzenia,
- mniej czasu na ręczne rozliczanie płatności i wystawianie faktur,
- wyższą frekwencję dzięki automatycznym przypomnieniom,
- płynną obsługę na miejscu, bez kolejek przy rejestracji,
- gotowe dane dla sponsorów bez ręcznego przygotowywania raportów.
Podsumowanie
W organizacji eventów i konferencji skala wydarzenia rośnie szybciej niż możliwości zespołu do ręcznej obsługi każdego uczestnika z osobna. Automatyzacja procesów wokół rejestracji, płatności, komunikacji i raportowania pozwala organizatorom obsłużyć więcej uczestników bez rozbudowywania zespołu, jednocześnie utrzymując wysoki poziom obsługi i profesjonalną relację ze sponsorami.
Masz konkretny cel do zrealizowania?
Większość naszych projektów powstaje na indywidualne zamówienie, dopasowane do bieżących potrzeb klienta. Nie musisz wiedzieć, jak nazywa się rozwiązanie, którego potrzebujesz – wystarczy, że powiesz nam, co chcesz osiągnąć albo z jakim problemem się mierzysz. My przeanalizujemy Twoją sytuację i przedstawimy konkretne propozycje działania, wraz z wyliczeniem realnego zwrotu z inwestycji.
